Heute reden wir mal über das schöne Thema E-Mail. Wie schreibt man richtig? Worauf sollte man achten? Was sind die Do’s, die Don’ts und die „ne, das hast Du jetzt nicht wirklich gemacht“’s?
Ja, ich habe mitgezählt, bei mir kamen gestern insgesamt 140 Mails in den Posteingang geflogen. Bis auf einige kleine Ausnahmen, alle zwischen 09:00 und 19:00 Uhr. Das macht eine Mail alle 5 Minuten. Und ich befinde mich damit wahrscheinlich am unteren Ende der Skala. Allein am Schreibtisch hinter mir ist die Frequenz einfliegender Nachrichten auf dem Bildschirm schon fast doppelt so hoch. Und die E-Mail Flut wird immer größer und größer, denn je mehr Mails man versendet – was ja durch Smartphone, Tablet etc. auch deutlich leichter geworden, und von überall zu erledigen ist – um so mehr Mails erhält man auch. Und wehe dem, man fühlt sich verpflichtet jedem so schnell wie möglich zu antworten, dann kommt man zu absolut nichts Anderem mehr als Mails lesen und beantworten, zumindest in der Zeit zwischen 09:00 und 19:00 Uhr nicht. Ich und einige meiner Kollegen finden uns daher auch gerne bis spät in den Abend hinein am Schreibtisch wieder, um endlich all die Dinge abzuarbeiten, die während des Tages liegen geblieben sind. Wenn aber dann auch noch der Inhalt der Mails die man so im Laufe des Tages erhält komplett uninteressant, viel zu lang oder unfreundlich bzw. gar aggressiv formuliert ist, dann frage ich mich zumindest oftmals, womit habe ich das eigentlich verdient. So heute geschehen, allerdings sofort gefolgt von dem schlauen Sprüchlein, „was Du nicht willst, das man Dir tu, das füg auch keinem Anderen zu“. Folgerichtig kam mir spontan die Idee für diesen kleinen Beitrag. Hier also 6 kleine Tipps, die Deinen Tag deutlich erleichtern und verschönern können denn auch hier noch ein Sprüchlein: „wie man in den Wald hinein schreit, kommt es auch wieder heraus“…
1. Haltet Euch kurz
In der Kürze liegt die Würze. 🙂 Na gut, ich höre jetzt auf mit den dämlichen Weisheiten, aber es ist was dran. Gerade in Sachen Mail-verfassen. Man erleichtert nicht nur dem Gegenüber den Lesevorgang, nein auch sich selber spart man viel Zeit und Mühe, wenn man sich ganz simpel daran hält: schreib so viel wie nötig aber so wenig wie möglich. Alles über einer DIN A4 Seite muss eigentlich gar nicht erst geschickt werden. Außerdem ist das Lesen am Bildschirm mühsamer als auf dem Papier weshalb es Sinn macht, den Text in einzelne kleine Abschnitte zu unterteilen und ihm so Struktur zu geben. Wer mich kennt, der weiß ich liebe möglichst lange und komplizierte Sätze, am liebsten Thomas Mann’sch über mehrere Seiten hinweggehend, aber, für eine E-Mail völlig ungeeignet. Solch Satzkreationen kosten viel Zeit beim verfassen aber eben auch beim Lesen und schon erstrecht, wenn man sie auf dem Smartphone empfängt… Ich behaupte mal der Großteil wird eine solche Mail gar nicht erst lesen.
2. Drückt Euch klar aus
Oh wie ich sie hasse, diese ganzen Abkürzungen a la MfG etc. Mein Schwager bekam doch tatsächlich mal eine Message mit einem einzigen K als Inhalt. Auf die Nachfrage was das bitte heißen solle kam dann; dies sei doch die Kurzform von OK… Mein Tipp also, verwendet möglichst keine Abkürzungen und wenig Fremdwörter, Slang oder intellektuelles Fachchinesisch. Klare und einfache Wortwahl so wie kurze Sätze machen es jedem Empfänger leicht, die Botschaft schnell zu verstehen.
3. Immer schön freundlich bleiben
Neben einer freundlichen Anrede und Verabschiedungsform kommt es auch auf den generellen Ton der Mail an. So oft passiert es bei uns im Unternehmen, dass schriftliche Kommunikation falsch aufgenommen wird und das führt dann manchmal zu wirklich blöden Missverständnissen. Ich sage ganz deutlich nicht, dass man eine geschäftliche Mail mit Herzchen und Blümchen verzieren sollte, aber auch VERSALIEN und Ausrufezeichen bzw. zu viele Zeichen generell !!?! sollten bitte nur sehr sehr sporadisch Verwendung finden. Denn beides kommt beim Leser wie ein lautes Brüllen an.
4. Keine Ironie bitte
Dann das kann ganz schnell in die Hose gehen. Schon in der verbalen Kommunikation entschlüsselt lange nicht jedes Gegenüber Ironie als eben solche. Und wenn etwas ironisch gemeint sein soll, aber als Ironie nicht erkannt wird, sind Missverständnisse vorprogrammiert. Noch schwerer ist es allerdings Ironie in der Schriftform zu entdecken, deshalb würde ich dazu raten, lieber erst gar nicht versuchen, denn viel zu oft wirkt es eher arrogant und hat in der geschäftlichen Kommunikation nichts verloren.
5. Nicht zu viele Links
Links können natürlich den Inhalt einer Mail unterstützen. Allerdings sollten sie auch nur genau dann eingefügt werden, da der Klick auf einen Link erstmal immer vom Lesen der Mail ablenkt. Deshalb auch mein Tipp; setz den Link immer am Ende eines Textes wie als Fußnote, dann kann der Empfänger die Mail in ruhe lesen und am Ende sich weiter informieren.
6. Möglichst keine Anhänge
Für den Leser ist es mühsam am Ende auch noch weitere Anhänge anschauen oder lesen zu müssen. Deshalb rate ich, verzichtet, wenn nicht unbedingt nötig auf die Anhänge und packt alle wichtigen Informationen direkt in die Mail. Sollten Anhänge aber unbedingt nötig sein gilt; auf die Grösse achten. Denn nicht alle Mailprogramme können unbegrenzt große Anhänge empfangen. 5 MGB sollte kein E-Mail Anhang überschreiten.
Und am Ende habe ich noch einen ganz besonders wichtigen Tipp: Frage Dich immer, ist diese Mail wirklich notwendig! Denn wir alle sind froh, wenn wir nicht mit unnötigen Mails überhäuft werden, die uns auch noch unsere wunderbar-wertvolle Zeit stiehlt. Und manchmal ist ein kurzes Gespräch, egal ob face-to-face oder am Telefon Gold wert!
